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Guide de l'équipe · 24 septembre 2026

Bien utiliser Zakora

L'outil de l'équipe où rien ne s'oublie : tout se note, tout laisse une trace, chacun voit ce qui le concerne. Ce guide montre, écran par écran, comment s'en servir au quotidien.

Téléphone et ordinateur · Aucun mot de passe · Fonctionne hors réseau · Disponible en 6 langues

Prise en main

Démarrer en 2 minutes

  1. 1Connectez-vous sans mot de passe. Votre email, puis le code à six chiffres reçu par courriel (ou le lien, sur ordinateur).
  2. 2Installez l'application depuis l'App Store ou Google Play. Sans elle, pas d'appels ni de notifications sur téléphone.
  3. 3Ouvrez « Accueil » le matin. Les compteurs et la liste « Pour vous » disent ce qui vous attend.
  4. 4Touchez « Ajouter », la pastille au micro en bas à droite : note, dictée, tâche, message, appel, document, prix — depuis n'importe quel écran.
  5. 5Appelez depuis une conversation. Le compte rendu s'écrit tout seul après l'appel.
  6. 6Cherchez au lieu de demander. Onglet « Recherche » : un mot suffit, même des mois après.
  7. La règle d'orDans le doute, notez-le dans Zakora. Une note mal rangée vaut mieux qu'une info perdue.
L'écran d'accueil, votre point de départ.

Chapitre 1

Qu'est-ce que Zakora ?

L'outil commun de l'équipe. Il remplace les petits papiers et les messages perdus dans dix applications. Tout ce qui concerne le travail y est déposé une fois, au bon endroit, et reste retrouvable.

Sur téléphone, c'est une application à installer (chapitre 3). Sur ordinateur, elle s'ouvre dans le navigateur, à l'adresse app.zakora.eu.

Les « périmètres »Zakora range tout par périmètre : des sociétés ou des départements (Atelier, Vente, Compta…), selon ce que votre administrateur a choisi. Une tâche, une conversation ou un document appartient toujours à un périmètre.

Chapitre 2

Se connecter

Aucun mot de passe. À chaque nouvelle connexion, Zakora vous envoie un courriel.

  1. Tapez votre adresse email — celle de votre invitation — puis « M'envoyer le lien ».
  2. Dans l'application : recopiez le code reçu dans le champ « Code reçu par courriel » et touchez « Se connecter ».
  3. Sur ordinateur : cliquez simplement sur le lien du courriel.
  4. Vous restez connecté sur cet appareil.

Code refusé ? Il a pu expirer : touchez « Renvoyer un code ». Pas de courriel ? Regardez les spams. La langue de l'application se choisit en bas de cet écran.

« Trop de liens demandés »Le compteur se remet à zéro tout seul : patientez quelques minutes. Le dernier courriel reçu reste valable.
Invité par un collègue ?Ouvrez le lien d'invitation, connectez-vous avec l'email invité, puis « Accepter l'invitation ». Ne créez pas d'organisation vous-même (voir FAQ).
1. L'adresse email.
2. Le code reçu par courriel.

Chapitre 3

Installer l'application

iPhone et iPad« Zakora » dans l'App Store.
Android« Zakora » sur Google Play.
Ordinateurapp.zakora.eu — rien à installer.
Un onglet de navigateur ne sonne pasSur téléphone, seul l'application reçoit appels et notifications. Si vous devez être joignable, installez-la.

Le QR code de l'équipe : l'administrateur le trouve dans Réglages. On le scanne pour ouvrir l'app sur un nouveau téléphone, puis chacun se connecte avec son email.

Chapitre 5

Accueil

Il répond à une question : « qu'est-ce que je dois faire maintenant ? » De haut en bas :

  • L'en-tête : bonjour, la date et une phrase de synthèse (« Rien d'urgent — belle journée »). À droite, la cloche et votre photo.
  • Les compteurs : tâches à terminer, messages non lus, nouveautés, prix. Touchez-en un pour y aller.
  • « Qu'avez-vous à ajouter ? » : Mémo, Dicter, Photo, Fichier (chapitre 6).
  • « Pour vous » : une seule liste, du plus urgent au moins pressant. Chaque ligne commence par un verbe (« Terminer… », « Donner le prix… », « Répondre dans… »). « C'est fait » termine une tâche, « Écarter » la retire de la liste.
  • Calendrier du jour et les 5 prochains jours.
  • Activité récente et « Qui est où aujourd'hui » : touchez votre carte (Vous ✎) pour dire où vous êtes, ou celle d'un collègue pour lui écrire ou l'appeler.
Un bloc vide ne s'affiche pasEt vous pouvez masquer ou épingler des blocs dans Réglages → Mon accueil.

Seul dans votre Zakora ? L'Accueil vous propose « Inviter mon équipe ».

En-tête, compteurs, ajout.
« Pour vous » et « Qui est où ».

Chapitre 6

Noter, dicter, photographier

Le geste le plus important. Attrapez l'information en trois secondes, rangez plus tard. Tout arrive dans À faire → À ranger.

ÉcrireTapez, puis envoyez.
DicterTranscrit automatiquement en texte.
PhotographierUne étiquette, un document.
JoindrePDF, Excel, photo…

Sans réseau

Notez quand même : la note porte la mention « sera envoyé au retour du réseau » et part toute seule. Vous avez changé d'avis ? « Retirer » la supprime avant l'envoi — définitivement, car elle n'existe nulle part ailleurs.

Depuis d'autres apps

  • Android : « Partager » → Zakora, depuis WhatsApp, Gmail, la galerie…
  • Par email, partout (iPhone compris) : transférez le message à memo@in.zakora.app, depuis l'adresse de votre compte. Il arrive dans « À ranger » en moins d'une minute, pièces jointes comprises.

« Qu'est-ce qui manque ? »

Sur une note, ce bouton demande à Zakora ce qu'il faudrait préciser pour que quelqu'un puisse agir (une date, un nom, une référence).

Vocabulaire de la maison. Pour que la dictée écrive correctement vos marques et références, l'admin les liste dans Administration → Organisation.
« Parlez, j'écoute… »
Une note en attente de réseau.

Chapitre 7

À faire : notes et tâches

En haut, vos notes à ranger. En dessous, toutes les tâches, filtrables : Toutes ou Pour moi, et par périmètre.

Confier une note

  1. Sur la note, « Confier à quelqu'un ».
  2. Touchez une ou plusieurs personnes : la première est responsable, les autres suivent et peuvent commenter. « Moi » si c'est pour vous.
  3. Choisissez le périmètre. Plusieurs ? Une tâche par périmètre, même responsable.
  4. « Créer la tâche ».

Rien à confier ? « Ranger » archive la note. Une tâche sans note préalable : « Nouvelle tâche », ou Ajouter → Tâche.

La vie d'une tâche

Titre, responsable, suiveurs, échéance, statut : À faire En cours Bloquée Terminée

Dans la tâche : touchez le titre pour le renommer, ajoutez des pièces jointes (photo, fichier), écrivez dans « Échanges », et « Ranger » une fois finie.

Confier une note.
Le détail d'une tâche.

Chapitre 8

Prix

Un module facultatifActivé pour le négoce, désactivé pour les artisans et les bureaux. L'admin le règle dans Administration → Organisation → Suivi des prix. S'il est coupé, ce chapitre ne vous concerne pas.

Un client demande un prix que vous ne connaissez pas : vous demandez, quelqu'un répond, la réponse reste. On y accède par le compteur « Prix » de l'Accueil ou par Ajouter → Prix.

Demander

Écrivez la référence, dictez-la, ou ajoutez jusqu'à 4 photos. Si le prix est déjà connu, il s'affiche sous « Déjà demandé — voici la réponse » avant même que vous ayez fini.

Répondre

N'importe qui peut « Répondre » : le montant, la devise, une précision (« prix boutique », « hors taxes »). La réponse est datée et signée. Un prix change ? « Modifier » ou « Nouveau prix » : l'historique reste consultable (« Voir les n prix »).

Une demande sans réponse remonte dans l'Accueil de l'équipe, puis fait l'objet d'une relance.

On demande, quelqu'un répond, la réponse reste.

Chapitre 9

Messages et résumé automatique

« Nouvelle conversation » : un nom (ex. Commandes) et « Avec qui ? ». Une seule personne choisie = une conversation à deux.

Filtres en haut de la liste : Tous, Non lus, Personnes, Groupes, et par périmètre.

Écrire

Tapez ou dictez (transcription automatique). @nom notifie la personne citée.

Gérer une conversation

Dans ses réglages : ajouter des personnes, en retirer, quitter (vous n'y aurez plus accès), ou ranger la conversation pour toute l'équipe — rien n'est effacé.

Le résumé ✦

« Résumer la discussion » produit trois parties : Décisions, Actions, Encore à trancher, avec les messages sources. Chaque action devient une tâche avec « En faire une tâche ».

Les conversations sont étanchesSi vous n'êtes pas membre, vous ne voyez ni le nom, ni les messages, ni les résumés — même en recherche.
L'IA propose, vous décidezLe résumé n'envoie rien et ne crée rien seul. Relisez-le avant d'en faire une tâche. Un message écrit par un assistant porte la mention « Rédigé via un assistant ».
La liste des conversations.
Le résumé ✦ dans la conversation.

Chapitre 10

Appels et comptes rendus

Trois façons d'appeler : le combiné en haut d'une conversation, Ajouter → Appeler, ou la carte d'un collègue dans « Qui est où » → Appeler. Par internet : pas de numéro, pas de forfait.

À plusieurs, chacun peut « Rejoindre ». Pendant l'appel : couper le micro, passer au haut-parleur ou à l'écouteur, « Réduire » pour continuer à utiliser l'app, « Raccrocher ».

Le compte rendu arrive dans la conversation deux à trois minutes après l'appel : sujets, décisions, qui fait quoi, points en suspens. Il se retrouve dans la Recherche (catégorie « Appels »).

Prévenu avant de décrocherL'écran d'appel affiche « Cet appel sera résumé pour l'équipe · texte conservé 24 mois » (la durée fixée par votre admin). Chacun peut refuser.

Ce qui est gardé : l'audio est détruit dès la transcription. Le texte intégral est conservé 12 mois à 10 ans selon le réglage (24 mois par défaut). Le compte rendu reste tant que la conversation existe. Un appel de moins de dix secondes n'est pas résumé.

Android : un réglage à activer une foisSinon le téléphone sonne mais l'écran reste noir. Dans Réglages de Zakora, touchez « Autoriser l'écran d'appel ». Rien à faire sur iPhone.

La voix ne passe pas ? Vérifiez l'autorisation du micro, le bouton haut-parleur, puis déconnectez un casque Bluetooth éventuel.

L'annonce, avant de décrocher.
Le compte rendu, écrit tout seul.

Chapitre 11

Recherche et « Demander à Zakora »

Le 4ᵉ onglet. Un mot suffit — facture, Mike, commande — et même un début de mot. Zakora cherche dans les messages, les tâches, vos notes, les documents, les prix et les comptes rendus d'appels. Vous ne voyez que ce qui vous concerne.

  • Catégories : Tout, Messages, Documents, Tâches, Appels, Notes.
  • Période : Toujours, 7 jours, 30 jours, 1 an.
  • Recherches récentes et accès rapides vers les Documents et le Calendrier.
  • Archives comprises : ce qui a été rangé apparaît aussi, marqué « archivé ».

« Demander à Zakora »

Posez une question (« qu'avait-on décidé pour les prix d'automne ? ») : Zakora relit la mémoire de l'équipe et répond en une phrase, avec ses sources à ouvrir. Rien trouvé ? Il le dit, plutôt que d'inventer.

Quota IARésumés, descriptions et réponses partagent un quota mensuel par organisation, visible par l'admin.
Des résultats, par catégorie.
Une réponse, avec ses sources.

Chapitre 12

Documents

La bibliothèque commune : photos, PDF, tableurs. On l'ouvre par Recherche → Accès rapides, ou on y dépose directement avec Ajouter → Document.

  • « Ajouter un fichier », rangé par sujets (créez-en avec « Nouveau sujet… »). Les images sont compressées pour l'envoi.
  • « ✦ Décrire automatiquement » : une description qui rend le document plus facile à retrouver.
  • Sur chaque document : Ouvrir, Télécharger, Partager, Copier le lien, et Ranger (archivé, jamais effacé).
La bibliothèque, par sujets.

Chapitre 13

Calendrier et « qui est où »

Trois vues : Aujourd'hui, Semaine, Mois, avec les numéros de semaine et les jours fériés du pays de votre société.

« Nouvel événement » : titre, type, début, fin, journée entière, et « Pour qui ? » — vous pouvez créer un événement pour un collègue. « Avancé… » règle la visibilité : toute l'organisation, ma société, ou moi uniquement. Touchez un événement pour le modifier ou le supprimer. « Export .ics » l'envoie vers Google Agenda ou Outlook.

Dire où vous êtes

Sur l'Accueil, touchez votre carte : Bureau, Déplacement, RDV, Congés, avec une précision (« Magasin »), puis « C'est noté ».

Statut suggéré (facultatif)Activé dans Réglages, Zakora propose à l'ouverture « Vous semblez être à… ». La position est comparée aux lieux de l'équipe puis oubliée — jamais stockée, jamais suivie. Vous confirmez toujours.
La semaine de l'équipe.

Chapitre 14

Notifications

La cloche de l'Accueil ouvre la liste de vos notifications. « Tout marquer lu » la vide d'un geste.

Zakora vous prévient quand :

  • on vous confie une tâche, ou vous ajoute comme suiveur ;
  • on vous cite (@) ou un message vous est adressé ;
  • on répond à votre demande de prix ;
  • un compte rendu d'appel est disponible ;
  • une échéance approche, une tâche attend toujours, un prix reste sans réponse ;
  • chaque matin, « Votre journée » : le brief de ce qui vous attend.

Choisissez lesquelles dans Réglages → Notifications.

Les recevoir sur le téléphone

  1. Installez l'application (chapitre 3).
  2. Réglages → « M'avertir sur cet appareil », et acceptez la demande du téléphone.
  3. « Vous serez averti sur cet appareil » confirme.
Bloquées ?iPhone : Réglages → Zakora → Notifications. Android : Paramètres → Applications → Zakora → Notifications. Puis réessayez dans Zakora.
Vos notifications.

Chapitre 15

Réglages

Touchez votre photo, en haut à droite de l'Accueil (sous le mot « Réglages »).

Photo de profil« Changer ma photo ».
LangueFrançais, Nederlands, English, Deutsch, Español, Italiano.
ApparenceAutomatique (suit le téléphone), Clair, Sombre.
Mon accueilMasquer un bloc, en garder un en haut.
NotificationsCe qui vous alerte, et l'activation sur cet appareil (chapitre 14).
Statut automatiqueFacultatif (chapitre 13).
Assistants IAChapitre 17.
Mode d'emploiCe guide.
CompteSe déconnecter, ou « Supprimer mon compte ».

Responsables et admins y trouvent aussi les lieux de l'équipe ; l'admin, le QR d'accès, la connexion à votre gestion et l'entrée vers l'Administration.

Supprimer son compteVotre nom, adresse et photo sont effacés et vous ne pourrez plus vous connecter. Ce que vous avez écrit reste, sous « Utilisateur supprimé ». Définitif. Le dernier administrateur doit d'abord en nommer un autre.
Vos réglages personnels.

Partie 2

Pour les administrateurs

Créer l'espace, gérer l'équipe, relier vos outils. Si vous n'êtes pas admin, vous pouvez vous arrêter ici.

Chapitre 16

Créer son organisation

Votre équipe utilise déjà Zakora ?Ne créez rien : vous seriez seul dans un espace vide. Choisissez « Mon équipe utilise déjà Zakora », puis « J'ai déjà un lien d'invitation » et collez le lien reçu.

La création se fait sur un ordinateur, sur zakora.eu depuis un navigateur. L'abonnement se prend aussi là. Ensuite, tout se retrouve dans l'application.

  1. « Je crée l'espace de ma société » : nom de l'organisation, identifiant (minuscules, tirets), votre nom.
  2. Votre métier. Zakora se pré-règle, et tout reste modifiable dans Administration :
    • Négoce / commerce — suivi des prix activé ;
    • Artisans / chantiers — photos, vocaux, tâches ; Prix désactivé ;
    • Bureau / services — notes, tâches, conversations ; Prix désactivé ;
    • Autre / je verrai — les réglages par défaut.
  3. Une seule société, ou plusieurs ? Plusieurs : déclarez chaque société avec sa couleur. Une seule : découpez-la en départements (Atelier, Vente, Compta…) — même fonctionnement, juste le bon mot.
  4. Inviter l'équipe : email et nom, puis « Créer l'invitation ». Chacun reçoit un mail ; le lien reste copiable si le mail n'arrive pas. Chaque personne peut être rattachée à une ou plusieurs sociétés.
  5. « Terminer ». Une première note vous attend : essayez le micro.
L'essai commence30 jours, toutes les fonctions, sans carte bancaire. Un bandeau indique les jours restants (voir FAQ, « Combien ça coûte ? »).
Le choix du métier pré-règle Zakora.

Chapitre 17

Rôles et administration

Le rôle décide de ce que vous pouvez administrer — le travail quotidien est le même pour tous.

AdminTout : membres, rôles, invitations, sociétés, organisation, journal, abonnement, export.
ResponsableSon périmètre, dont les lieux de l'équipe.
MembreTout le quotidien.
InvitéCe qui le concerne uniquement.

L'écran Administration

  • Membres — changer un rôle, rattacher ou retirer d'une société, effacement RGPD (« Pseudonymiser »).
  • Invitations — email, nom, rôle, et un mot pour la personne (facultatif) : c'est la première chose qu'elle verra. Suivi : Lien à transmettre → Acceptée → 1er login fait. Renvoyer, révoquer ; le lien reste copiable.
  • Sociétés — nom, couleur, pays des jours fériés. Une seule société ? Zakora suggère de passer aux départements.
  • Journal — qui a fait quoi.
  • Organisation — mot des périmètres (sociétés / départements), vocabulaire de la maison, suivi des prix, conservation des transcriptions, droit de regard admin (désactivé par défaut, visible de tous), quota IA, abonnement et facturation, export RGPD.
Jeu francPar défaut, l'admin ne lit pas les conversations dont il n'est pas membre. Si le droit de regard est activé, toute l'équipe le voit.
Le suivi des invitations.

Chapitre 18

Connecter Zakora à vos outils

Tout est facultatif. Si vous n'en avez pas besoin, rien ne vous le rappellera.

Un assistant IA (Claude, ChatGPT)

  1. Réglages → Assistants IA → « Copier » l'adresse.
  2. Dans Claude : Personnaliser → Connecteurs → Ajouter un connecteur personnalisé, collez l'adresse.
  3. La page « … souhaite accéder à Zakora » s'ouvre : « Autoriser ».
Ce que l'assistant peut faireLire ce que vous voyez (conversations, comptes rendus, tâches) et créer des rappels pour vous. Il ne voit aucune conversation dont vous n'êtes pas membre. Coupez l'accès à tout moment avec « Révoquer ».

Un automate (n8n, Make, Zapier)

Un automate ne peut pas approuver un écran. « Créer une clé », nommez-la (ex. « n8n — factures »), collez-la dans son champ « Bearer » avec la même adresse. La clé n'est affichée qu'une fois.

Votre logiciel de gestion (Odoo)

Réservé aux admins. Réglages → Connexion à votre gestion → « Ajouter une connexion » : nom, adresse, base de données, email de connexion, clé API (Odoo : avatar → Préférences → Sécurité du compte → Clés API). « Vérifier et enregistrer » teste avant d'enregistrer. Lecture seule : Zakora ne modifie rien chez vous.

Rapport quotidien : choisissez une conversation et les points de vente (vide = tous). Chaque matin : chiffre d'affaires de la veille par magasin, nombre de tickets, part facturée. L'écran affiche la date du dernier rapport, ou le motif d'une panne. La clé est chiffrée et n'est plus jamais affichée.

Questions sur Odoo : dans « Demander à Zakora », un admin peut interroger Odoo en français — « Combien reste-t-il de Yamazaki 12 à Charlemagne ? », « Ventes d'hier à Faider ? », « Qu'est-ce qui est en rupture ? » (produits vendus ces 90 derniers jours et sans stock), « Valeur du stock à ce jour ? ». La réponse commence par « D'après Odoo ». Lecture seule.

L'écran d'autorisation d'un assistant.

Pour finir

Questions fréquentes

Je n'ai pas reçu mon code.

Regardez les spams. Vérifiez l'adresse (celle de l'invitation). Code expiré : « Renvoyer un code ». Après plusieurs demandes, patientez quelques minutes.

Mon équipe utilise déjà Zakora. Dois-je créer un compte ?

Non. Vous seriez seul dans un espace vide. Demandez une invitation. Déjà créé par erreur ? Acceptez l'invitation : tant que vous y êtes seul, vous êtes déplacé automatiquement.

Quelle différence entre une note et une tâche ?

Une note est une capture « à ranger ». Une tâche a un responsable et un statut. « Confier à quelqu'un » transforme l'une en l'autre.

Je ne trouve pas l'écran Prix / Documents / Calendrier.

Ils ne sont pas dans la barre du bas : voir « Les écrans qui ne sont pas dans la barre », chapitre 4. Pas de Prix du tout ? Le module est désactivé pour votre organisation.

Qui peut voir mes messages ?

Les participants de la conversation, et personne d'autre — l'admin non plus, sauf si le droit de regard est activé (et alors tout le monde le sait).

Je ne reçois pas les notifications.

Installez l'application, puis Réglages → « M'avertir sur cet appareil ». Android qui sonne avec un écran noir : « Autoriser l'écran d'appel » (chapitre 10).

Est-ce qu'on suit ma position ?

Non. Le statut automatique est désactivé par défaut ; activé, la position est comparée puis oubliée.

J'ai rangé quelque chose par erreur.

Tâches, notes, documents et conversations rangés sont archivés, pas effacés, et restent trouvables par la Recherche. Exceptions, définitives : un événement supprimé du calendrier, un élément retiré avant envoi, un compte supprimé.

Combien ça coûte ?

30 jours d'essai sans carte. Puis 49 € HTVA par mois ou 490 € HTVA par an, par organisation — pas par personne. Sans abonnement : lecture seule, puis suppression 90 jours plus tard, avec préavis. L'abonnement se prend depuis un navigateur, dans Administration → Organisation.

Une équipe où rien ne s'oublie.

Dans le doute, notez-le dans Zakora. Le reste suit.