Prise en main rapide
Démarrer en 2 minutes
Si vous ne lisez qu'une chose, lisez ceci. Le reste du guide détaille chaque écran, mais l'essentiel tient en cinq gestes.
- Connectez-vous sans mot de passe. Saisissez votre email, cliquez sur « M'envoyer le lien », ouvrez le mail reçu et cliquez sur le lien. Vous êtes dedans.
- Installez l'app sur votre écran d'accueil. Elle s'ouvre alors comme une vraie application, en plein écran.
- Regardez « Ma journée » chaque matin. Tout ce qui vous attend y est listé, du plus urgent au moins pressant. Vous cochez au fur et à mesure.
- Notez tout ce qui passe. La barre en haut de l'écran sert à écrire, prendre une photo, joindre un fichier ou dicter à la voix. Vous rangez plus tard.
- Servez-vous des 5 boutons du bas pour circuler : Ma journée, À faire, Prix, Messages, Chercher.
Pour vous
3Le guide complet
Chapitre 1
01Qu'est-ce que Zakora ?
Zakora est l'outil commun de l'équipe. Il remplace les petits papiers, les « je te l'avais dit », les messages perdus dans dix applications différentes. Tout ce qui concerne le travail y est déposé une fois, au bon endroit, et reste retrouvable par toute l'équipe.
Trois idées à garder en tête :
Rien ne s'oublie
Une note, une photo, un message vocal : tout se capture en trois secondes et rien ne se perd, même sans réseau.
Tout laisse une trace
Les décisions, les prix, les documents restent : on les retrouve des semaines plus tard par la recherche.
Chacun voit ce qui le concerne
Vous ne voyez que les périmètres (sociétés / départements) et les conversations dont vous faites partie.
L'application fonctionne sur téléphone comme sur ordinateur, dans le navigateur. Vous pouvez « l'installer » pour qu'elle ressemble à une vraie app (voir le chapitre 3).
Chapitre 2
02Se connecter — le lien magique
Zakora n'utilise aucun mot de passe. À chaque connexion, vous recevez un lien par email : c'est plus simple et plus sûr.
- Ouvrez l'app et tapez votre adresse email (celle avec laquelle vous avez été invité).
- Cliquez sur « M'envoyer le lien ».
- Ouvrez votre boîte mail et cliquez sur le lien reçu. Pensez à regarder les spams si vous ne le voyez pas.
- Vous voilà connecté. Sur le même appareil, vous resterez connecté : pas besoin de recommencer chaque jour.
Recevez un lien de connexion par email. Aucun mot de passe à retenir.
C'est envoyé. Ouvrez votre boîte mail et cliquez sur le lien.
Chapitre 3
03Installer l'application
Zakora est une « app web » : vous pouvez l'ajouter à votre écran d'accueil pour l'ouvrir d'un geste, en plein écran, comme n'importe quelle application. C'est aussi ce qui permet de recevoir les notifications (voir chapitre 12).
Sur Android
Un bandeau « Installer l'application » apparaît en bas de l'écran. Touchez-le, puis confirmez.
Sur iPhone / iPad
Touchez le bouton Partager ⬆ puis « Sur l'écran d'accueil ».
Sur ordinateur
Dans Chrome ou Edge, une icône d'installation apparaît à droite de la barre d'adresse.
Chapitre 5
05Ma journée
C'est l'écran d'accueil. Il répond à une seule question : « qu'est-ce que je dois faire maintenant ? »
La liste « Pour vous »
Tout est regroupé dans une seule liste, classée du plus urgent au moins pressant :
- d'abord vos tâches en retard (en rouge) ;
- puis les demandes de prix qui attendent une réponse ;
- les messages non lus et les notifications ;
- vos tâches du jour ;
- enfin, vos notes à ranger.
Chaque ligne commence par un verbe (« Terminer… », « Donner le prix… ») : vous savez quoi faire sans réfléchir. Touchez la ligne pour l'ouvrir, ou le rond ✓ à gauche d'une tâche pour la marquer terminée — elle disparaît aussitôt de la journée.
« Qui est où aujourd'hui »
Plus bas, une bande montre chaque personne de l'équipe avec son statut du jour : Bureau Déplacement Congés. Touchez votre propre carte (marquée Toi ✎) pour dire où vous êtes.
Pour vous
4Qui est où aujourd'hui
Chapitre 6
06Noter, photographier, dicter
C'est le geste le plus important de Zakora, et il est partout : la barre de capture en haut de « Ma journée » et de « À faire ». L'idée : attraper l'information en trois secondes, ranger plus tard.
Quatre façons de capturer, avec les boutons de la barre :
Écrire
Tapez une note et validez avec ➤.
Joindre
Un fichier : PDF, Excel, photo…
Dicter
Un message vocal, transcrit automatiquement en texte.
Photographier
Une boîte, une étiquette, un document.
Ça marche même sans réseau
Si vous êtes dans une cave, un entrepôt ou l'avion, notez quand même : la note est gardée sur l'appareil (mention sera envoyé au retour du réseau) et part toute seule dès que la connexion revient. Rien n'est perdu.
Depuis d'autres apps
Vous pouvez aussi « Partager » vers Zakora depuis WhatsApp, Gmail, la galerie photo… Le contenu arrive directement dans vos notes à ranger.
Parlez, j'écoute… touchez le carré pour arrêter
Chapitre 7
07À faire : notes & tâches
Cet écran a deux étages. En haut, la barre de capture et vos notes à ranger. En dessous, toutes les tâches.
Ranger une note = la confier
Une note toute seule ne fait rien avancer. Pour agir, touchez « Confier à quelqu'un » sur la note :
- Choisissez une ou plusieurs personnes. La première devient responsable ; les autres suivent la tâche et peuvent commenter.
- Choisissez le périmètre (société / département) si vous en avez plusieurs. La tâche apparaît dans le bon filtre.
- Touchez « Créer la tâche ». La note devient une tâche, avec sa trace.
Vous n'avez besoin de personne ? Confiez-la-vous à « Moi ». Vous préférez juste archiver ? Touchez « Ranger ».
Une tâche, comment ça vit
Une tâche a un titre, un responsable, éventuellement des suiveurs, une échéance et un statut : À faire En cours Bloquée Terminée. Ouvrez-la pour changer son statut, écrire un commentaire (onglet « Échanges ») ou l'archiver une fois finie.
À ranger
2Tout ce qui est à faire
Chapitre 8
08Prix
Un client demande le prix d'une boîte que vous ne connaissez pas ? Cet écran est fait pour ça : vous posez la question, quelqu'un de l'équipe répond, et la réponse reste pour toujours.
Demander un prix
Trois façons, comme pour une note : écrivez la référence, dictez-la, ou photographiez la boîte avec l'appareil photo. Touchez « Demander le prix ».
Répondre à une demande
N'importe qui dans l'équipe peut répondre. Touchez « Répondre », saisissez le montant et la devise (CHF, EUR, USD), ajoutez une précision si besoin (« prix boutique », « hors taxes »), et envoyez. La réponse est datée et signée de votre nom. Un prix a changé ? Touchez « Mettre à jour » : l'historique des réponses est conservé.
Une demande sans réponse remonte dans « Ma journée » des autres : personne ne reste bloqué.
En attente de réponse
1Déjà répondu
Chapitre 9
09Messages & résumé automatique
Les conversations de l'équipe, en temps réel. Créez une conversation en touchant « Nouvelle conversation », donnez-lui un nom (ex. Commandes) et choisissez les participants.
Écrire — et dicter
Tapez votre message, ou dictez-le avec le micro : il est transcrit automatiquement. Citez quelqu'un avec @son nom pour qu'il reçoive une notification.
Le résumé « ✦ »
Une longue discussion ? Touchez « Résumer la discussion ». Zakora prépare, en tâche de fond, un résumé clair en trois parties :
- Décisions — ce qui a été tranché ;
- Actions — ce qu'il reste à faire ;
- Encore à trancher — les points ouverts.
Et surtout : chaque action du résumé se transforme en tâche en un clic (« En faire une tâche »).
✦ Ce qui s'est dit
Chapitre 10
10Documents
La bibliothèque commune : photos, PDF, fichiers Excel… tout ce que l'équipe doit pouvoir retrouver. Touchez « Ajouter un fichier » pour en déposer un. Les fichiers sont rangés par sujets (que vous pouvez créer), et surtout : tout est retrouvable par la recherche.
Tous types de fichiers
Photos, PDF, tableurs. Les images sont compressées automatiquement pour l'envoi.
Description automatique
Touchez « Décrire automatiquement » : Zakora rédige une description qui rend le document plus facile à retrouver.
On archive, on ne supprime pas
Un document rangé n'est jamais vraiment perdu : Zakora conserve tout, proprement.
Chapitre 11
11Calendrier & « qui est où »
Le calendrier montre les événements de la semaine : rendez-vous, déplacements, congés. Créez un événement avec « Nouvel événement » (titre, type, début/fin, journée entière). Vous pouvez aussi exporter en .ics pour l'ouvrir dans Google Agenda, Outlook ou l'agenda de votre téléphone.
Dire où vous êtes
Depuis « Ma journée », touchez votre carte Toi ✎ et choisissez : Bureau Déplacement RDV Congés. Toute l'équipe voit votre statut du jour ; vous pouvez ajouter une précision (« Magasin », « chez un client »).
La visibilité d'un événement
En créant un événement, un réglage « Avancé » permet de choisir qui le voit : toute l'organisation, ma société uniquement, ou moi seul (privé).
Chapitre 12
12Réglages & notifications
On y accède par la roue crantée ⚙ en haut de « Ma journée ». Vous y gérez tout ce qui vous est personnel.
Photo de profil
« Changer ma photo » : elle vous identifie partout dans l'app.
Notifications
Choisissez ce qui vous alerte : on me confie une tâche, on me cite (@), une échéance approche.
Alertes sur cet appareil
« M'avertir sur cet appareil » active les notifications push (après avoir installé l'app).
Statut automatique
Active la suggestion de statut selon votre position, à l'ouverture (optionnel).
Activer les notifications, pas à pas
- Installez d'abord l'app sur l'écran d'accueil (chapitre 3) — indispensable sur iPhone.
- Dans Réglages, touchez « M'avertir sur cet appareil » et acceptez la demande du navigateur.
- Un ✓ « Vous serez averti sur cet appareil » confirme que c'est bon.
Depuis les Réglages, vous pouvez aussi vous déconnecter. Les responsables et administrateurs y trouvent en plus la gestion des lieux de l'équipe (pour le statut automatique) et, pour l'admin, le QR code d'accès et l'entrée vers l'Administration.
Chapitre 13
13Rôles & administration
Chaque personne a un rôle. Il détermine surtout ce que vous pouvez administrer — pas votre travail quotidien, qui est le même pour tous.
| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Admin | Tout gérer : membres, rôles, invitations, sociétés, réglages de l'organisation, journal d'audit, export des données. |
| Responsable | Gérer son périmètre, y compris les lieux de l'équipe. Travail quotidien identique aux membres. |
| Membre | Tout le quotidien : notes, tâches, prix, messages, documents, calendrier. |
| Invité | Accès limité à ce qui le concerne. |
Pour les administrateurs, l'écran Administration (via Réglages) réunit :
- Membres — voir l'équipe, changer les rôles, appliquer un effacement RGPD si nécessaire ;
- Invitations — créer un lien d'invitation par personne, le renvoyer, le révoquer ; chaque invitation trace son parcours (Lien à transmettre → Acceptée → 1er login fait) ;
- Sociétés — déclarer les périmètres et leur couleur ;
- Journal — l'historique des actions (qui a fait quoi) ;
- Organisation — vocabulaire de la maison (pour la dictée), quota IA du mois, abonnement, export des données (RGPD), et le réglage « droit de regard admin » sur les conversations (désactivé par défaut, et visible de tous).
Pour finir
14Questions fréquentes
Je n'ai pas reçu mon lien de connexion.
Regardez le dossier spam / courrier indésirable. Si vous avez demandé plusieurs liens à la suite, patientez quelques minutes : le dernier lien reçu fonctionne toujours. Vérifiez aussi que vous utilisez bien l'email avec lequel vous avez été invité.
J'ai noté quelque chose sans réseau, est-ce perdu ?
Non. La note est gardée sur votre appareil avec la mention « sera envoyé au retour du réseau » et part automatiquement dès que la connexion revient. Ne la retapez pas.
Quelle différence entre une note et une tâche ?
Une note est une capture rapide, « à ranger ». Une tâche a un responsable et un statut, elle fait avancer les choses. On transforme une note en tâche avec « Confier à quelqu'un ».
Comment savoir ce qu'on attend de moi ?
Ouvrez « Ma journée ». Tout est là, classé par urgence. Les pastilles rouges sur les boutons du bas signalent aussi qu'une action vous attend (message, prix).
Qui peut voir mes messages ?
Uniquement les participants de la conversation. Une personne non membre ne voit ni le nom, ni le contenu, ni les résumés. Par défaut, même l'admin n'y a pas accès.
Le résumé IA peut-il se tromper ou agir tout seul ?
Le résumé est une aide. Il ne fait rien tout seul : il n'envoie aucun message et ne crée aucune tâche sans que vous le validiez. Relisez-le toujours avant d'en faire une tâche.
Je ne reçois pas les notifications sur mon iPhone.
Sur iPhone, il faut d'abord installer l'app (Partager → « Sur l'écran d'accueil »), puis activer « M'avertir sur cet appareil » dans les Réglages. Dans Safari seul, iPhone ne les autorise pas.
Est-ce qu'on suit ma position ?
Non. Le statut automatique est optionnel et désactivé par défaut. Même activé, votre position est comparée aux lieux de l'équipe puis immédiatement oubliée : jamais stockée, jamais suivie en arrière-plan, et vous confirmez toujours.
J'ai supprimé une tâche par erreur.
Rien n'est jamais vraiment supprimé dans Zakora : le contenu est archivé. Demandez à votre administrateur, qui peut retrouver la trace.
Une équipe où rien ne s'oublie.
Prenez le réflexe : dans le doute, notez-le dans Zakora. Le reste suit tout seul.