Prise en main rapide
Démarrer en 2 minutes
Si vous ne lisez qu'une chose, lisez ceci. Six cartes, six secondes — le reste du guide détaille chaque écran quand vous en aurez besoin.
Pas de mot de passe
Votre email, un lien reçu, vous êtes dedans.
« Ma journée » le matin
Tout ce qui vous attend, du plus urgent au reste.
Notez tout, rangez après
Écrivez, photographiez ou dictez. Le tri vient plus tard.
Appelez depuis Zakora
La conversation revient écrite, avec les décisions et qui fait quoi.
Cherchez au lieu de demander
Un mot suffit : la réponse d'il y a six mois est encore là.
Cinq boutons en bas
Ma journée, À faire, Prix, Messages, Chercher.
Et si vous voulez les gestes exacts
- Connectez-vous sans mot de passe. Saisissez votre email, cliquez sur « M'envoyer le lien », ouvrez le mail reçu et cliquez sur le lien. Vous êtes dedans.
- Installez l'application. Cherchez « Zakora » dans l'App Store ou sur Google Play. C'est indispensable pour recevoir les appels et les notifications : un onglet de navigateur n'en reçoit pas.
- Regardez « Ma journée » chaque matin. Tout ce qui vous attend y est listé, du plus urgent au moins pressant. Vous cochez au fur et à mesure.
- Notez tout ce qui passe. La barre en haut de l'écran sert à écrire, prendre une photo, joindre un fichier ou dicter à la voix. Vous rangez plus tard.
- Appelez depuis la conversation. Le combiné en haut de l'écran. À la fin, le compte rendu s'écrit tout seul dans la conversation : sujets, décisions, qui fait quoi.
- Servez-vous des 5 boutons du bas pour circuler : Ma journée, À faire, Prix, Messages, Chercher.
Pour vous
3Le guide complet
- Qu'est-ce que Zakora ?
- Se connecter (lien magique)
- Installer l'application
- Se repérer : les 5 boutons
- Ma journée
- Noter, photographier, dicter
- À faire : notes & tâches
- Prix
- Messages & résumé IA
- Appels & comptes rendus
- Documents
- Calendrier & « qui est où »
- Réglages & notifications
- Rôles & administration
- Connecter Zakora à vos outils
- Questions fréquentes
Chapitre 1
01Qu'est-ce que Zakora ?
Zakora est l'outil commun de l'équipe. Il remplace les petits papiers, les « je te l'avais dit », les messages perdus dans dix applications différentes. Tout ce qui concerne le travail y est déposé une fois, au bon endroit, et reste retrouvable par toute l'équipe.
Trois idées à garder en tête :
Rien ne s'oublie
Une note, une photo, un message vocal : tout se capture en trois secondes et rien ne se perd, même sans réseau.
Tout laisse une trace
Les décisions, les prix, les documents restent : on les retrouve des semaines plus tard par la recherche.
Chacun voit ce qui le concerne
Vous ne voyez que les périmètres (sociétés / départements) et les conversations dont vous faites partie.
L'application fonctionne sur téléphone comme sur ordinateur, dans le navigateur. Vous pouvez « l'installer » pour qu'elle ressemble à une vraie app (voir le chapitre 3).
Chapitre 2
02Se connecter — le lien magique
Zakora n'utilise aucun mot de passe. À chaque connexion, vous recevez un lien par email : c'est plus simple et plus sûr.
- Ouvrez l'app et tapez votre adresse email (celle avec laquelle vous avez été invité).
- Cliquez sur « M'envoyer le lien ».
- Ouvrez votre boîte mail et cliquez sur le lien reçu. Pensez à regarder les spams si vous ne le voyez pas.
- Vous voilà connecté. Sur le même appareil, vous resterez connecté : pas besoin de recommencer chaque jour.
Recevez un lien de connexion par email. Aucun mot de passe à retenir.
C'est envoyé. Ouvrez votre boîte mail et cliquez sur le lien.
Chapitre 3
03Installer l'application
Zakora existe en vraie application, sur l'App Store et sur Google Play. C'est la version à installer : elle seule reçoit les appels et les notifications. La version web, dans un navigateur, reste utile sur ordinateur.
iPhone & iPad
Cherchez Zakora dans l'App Store et installez-la.
Android
Cherchez Zakora sur Google Play et installez-la.
Ordinateur
Allez sur app.zakora.eu. Rien à installer.
Chapitre 5
05Ma journée
C'est l'écran d'accueil. Il répond à une seule question : « qu'est-ce que je dois faire maintenant ? »
La liste « Pour vous »
Tout est regroupé dans une seule liste, classée du plus urgent au moins pressant :
- d'abord vos tâches en retard (en rouge) ;
- puis les demandes de prix qui attendent une réponse ;
- les messages non lus et les notifications ;
- vos tâches du jour ;
- enfin, vos notes à ranger.
Chaque ligne commence par un verbe (« Terminer… », « Donner le prix… ») : vous savez quoi faire sans réfléchir. Touchez la ligne pour l'ouvrir, ou le rond ✓ à gauche d'une tâche pour la marquer terminée — elle disparaît aussitôt de la journée.
« Qui est où aujourd'hui »
Plus bas, une bande montre chaque personne de l'équipe avec son statut du jour : Bureau Déplacement Congés. Touchez votre propre carte (marquée Toi ✎) pour dire où vous êtes.
Pour vous
4Qui est où aujourd'hui
Chapitre 6
06Noter, photographier, dicter
C'est le geste le plus important de Zakora, et il est partout : la barre de capture en haut de « Ma journée » et de « À faire ». L'idée : attraper l'information en trois secondes, ranger plus tard.
Quatre façons de capturer, avec les boutons de la barre :
Écrire
Tapez une note et validez avec ➤.
Joindre
Un fichier : PDF, Excel, photo…
Dicter
Un message vocal, transcrit automatiquement en texte.
Photographier
Un article, une étiquette, un document.
Ça marche même sans réseau
Si vous êtes dans une cave, un entrepôt ou l'avion, notez quand même : la note est gardée sur l'appareil (mention sera envoyé au retour du réseau) et part toute seule dès que la connexion revient. Rien n'est perdu.
Vous avez déposé deux fois le même fichier, ou changé d'avis ? La carte en attente porte une corbeille : elle retire l'élément avant qu'il ne parte. Une confirmation vous est demandée, car ce qui n'a jamais été envoyé n'existe nulle part ailleurs.
Depuis d'autres apps
Vous pouvez aussi « Partager » vers Zakora depuis WhatsApp, Gmail, la galerie photo… Le contenu arrive directement dans vos notes à ranger.
Parlez, j'écoute… touchez le carré pour arrêter
Chapitre 7
07À faire : notes & tâches
Cet écran a deux étages. En haut, la barre de capture et vos notes à ranger. En dessous, toutes les tâches.
Ranger une note = la confier
Une note toute seule ne fait rien avancer. Pour agir, touchez « Confier à quelqu'un » sur la note :
- Choisissez une ou plusieurs personnes. La première devient responsable ; les autres suivent la tâche et peuvent commenter.
- Choisissez le périmètre (société / département) si vous en avez plusieurs. La tâche apparaît dans le bon filtre.
- Touchez « Créer la tâche ». La note devient une tâche, avec sa trace.
Vous n'avez besoin de personne ? Confiez-la-vous à « Moi ». Vous préférez juste archiver ? Touchez « Ranger ».
Une tâche, comment ça vit
Une tâche a un titre, un responsable, éventuellement des suiveurs, une échéance et un statut : À faire En cours Bloquée Terminée. Ouvrez-la pour changer son statut, écrire un commentaire (onglet « Échanges ») ou l'archiver une fois finie.
À ranger
2Tout ce qui est à faire
Chapitre 8
08Prix
Un client demande le prix d'un article que vous ne connaissez pas ? Cet écran est fait pour ça : vous posez la question, quelqu'un de l'équipe répond, et la réponse reste pour toujours.
Demander un prix
Trois façons, comme pour une note : écrivez la référence, dictez-la, ou photographiez l'article avec l'appareil photo. Touchez « Demander le prix ».
Répondre à une demande
N'importe qui dans l'équipe peut répondre. Touchez « Répondre », saisissez le montant et la devise (CHF, EUR, USD), ajoutez une précision si besoin (« prix boutique », « hors taxes »), et envoyez. La réponse est datée et signée de votre nom. Un prix a changé ? Touchez « Mettre à jour » : l'historique des réponses est conservé.
Une demande sans réponse remonte dans « Ma journée » des autres : personne ne reste bloqué.
En attente de réponse
1Déjà répondu
Chapitre 9
09Messages & résumé automatique
Les conversations de l'équipe, en temps réel. Créez une conversation en touchant « Nouvelle conversation », donnez-lui un nom (ex. Commandes) et choisissez les participants.
Écrire — et dicter
Tapez votre message, ou dictez-le avec le micro : il est transcrit automatiquement. Citez quelqu'un avec @son nom pour qu'il reçoive une notification.
Le résumé « ✦ »
Une longue discussion ? Touchez « Résumer la discussion ». Zakora prépare, en tâche de fond, un résumé clair en trois parties :
- Décisions — ce qui a été tranché ;
- Actions — ce qu'il reste à faire ;
- Encore à trancher — les points ouverts.
Et surtout : chaque action du résumé se transforme en tâche en un clic (« En faire une tâche »).
✦ Ce qui s'est dit
Chapitre 10
10Appels & comptes rendus
Appelez un collègue depuis la conversation — le combiné, en haut de l'écran. Pas de numéro à composer, pas de forfait consommé : ça passe par internet, y compris à l'étranger.
Et voici ce qui change tout : à la fin de l'appel, le compte rendu s'écrit tout seul dans la conversation. Les sujets abordés, les décisions prises, ce que chacun doit faire, et les points laissés en suspens. Plus personne ne raccroche en se demandant ce qui a été dit.
Appeler
Le combiné en haut d'une conversation. À plusieurs aussi : tout le monde peut rejoindre.
Le compte rendu
Il arrive deux à trois minutes après avoir raccroché. Le temps d'écouter et de résumer.
Retrouvable
Le compte rendu se cherche comme un message. « Qu'avait-on décidé pour les prix ? »
Ce qui est gardé, et ce qui ne l'est pas
L'enregistrement audio est détruit dès qu'il a été transcrit. Il n'en reste rien. Le texte intégral de la conversation est conservé pendant la durée que votre administrateur a fixée — 24 mois par défaut — puis effacé automatiquement. Le compte rendu, lui, reste dans la conversation aussi longtemps que la conversation existe.
Un appel de moins de dix secondes n'est ni transcrit ni résumé.
Ouvrez Réglages dans Zakora : si l'autorisation manque, un bouton « Autoriser l'écran d'appel » vous y emmène directement. Une fois activé, l'alerte disparaît d'elle-même. Sur iPhone, rien à faire.
Si la voix ne passe pas
Vérifiez d'abord que Zakora a l'autorisation d'utiliser le micro, dans les réglages du téléphone. Ensuite, le bouton haut-parleur de l'écran d'appel bascule entre l'écouteur et le haut-parleur : s'il est sur le mauvais, on croit à une panne. Enfin, un casque Bluetooth déjà connecté à autre chose capte parfois le son : déconnectez-le et rappelez.
Chapitre 11
11Documents
La bibliothèque commune : photos, PDF, fichiers Excel… tout ce que l'équipe doit pouvoir retrouver. Touchez « Ajouter un fichier » pour en déposer un. Les fichiers sont rangés par sujets (que vous pouvez créer), et surtout : tout est retrouvable par la recherche.
Tous types de fichiers
Photos, PDF, tableurs. Les images sont compressées automatiquement pour l'envoi.
Description automatique
Touchez « Décrire automatiquement » : Zakora rédige une description qui rend le document plus facile à retrouver.
On archive, on ne supprime pas
Un document rangé n'est jamais vraiment perdu : Zakora conserve tout, proprement.
Chapitre 12
12Calendrier & « qui est où »
Le calendrier montre les événements de la semaine : rendez-vous, déplacements, congés. Créez un événement avec « Nouvel événement » (titre, type, début/fin, journée entière). Vous pouvez aussi exporter en .ics pour l'ouvrir dans Google Agenda, Outlook ou l'agenda de votre téléphone.
Dire où vous êtes
Depuis « Ma journée », touchez votre carte Toi ✎ et choisissez : Bureau Déplacement RDV Congés. Toute l'équipe voit votre statut du jour ; vous pouvez ajouter une précision (« Magasin », « chez un client »).
La visibilité d'un événement
En créant un événement, un réglage « Avancé » permet de choisir qui le voit : toute l'organisation, ma société uniquement, ou moi seul (privé).
Chapitre 13
13Réglages & notifications
On y accède par la roue crantée ⚙ en haut de « Ma journée ». Vous y gérez tout ce qui vous est personnel.
Photo de profil
« Changer ma photo » : elle vous identifie partout dans l'app.
Notifications
Choisissez ce qui vous alerte : on me confie une tâche, on me cite (@), une échéance approche.
Alertes sur cet appareil
« M'avertir sur cet appareil » active les notifications push (après avoir installé l'app).
Statut automatique
Active la suggestion de statut selon votre position, à l'ouverture (optionnel).
Activer les notifications, pas à pas
- Installez d'abord l'app sur l'écran d'accueil (chapitre 3) — indispensable sur iPhone.
- Dans Réglages, touchez « M'avertir sur cet appareil » et acceptez la demande du navigateur.
- Un ✓ « Vous serez averti sur cet appareil » confirme que c'est bon.
Depuis les Réglages, vous pouvez aussi vous déconnecter. Les responsables et administrateurs y trouvent en plus la gestion des lieux de l'équipe (pour le statut automatique) et, pour l'admin, le QR code d'accès et l'entrée vers l'Administration.
Chapitre 14
14Rôles & administration
Chaque personne a un rôle. Il détermine surtout ce que vous pouvez administrer — pas votre travail quotidien, qui est le même pour tous.
| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Admin | Tout gérer : membres, rôles, invitations, sociétés, réglages de l'organisation, journal d'audit, export des données. |
| Responsable | Gérer son périmètre, y compris les lieux de l'équipe. Travail quotidien identique aux membres. |
| Membre | Tout le quotidien : notes, tâches, prix, messages, documents, calendrier. |
| Invité | Accès limité à ce qui le concerne. |
Pour les administrateurs, l'écran Administration (via Réglages) réunit :
- Membres — voir l'équipe, changer les rôles, appliquer un effacement RGPD si nécessaire ;
- Invitations — créer un lien d'invitation par personne, le renvoyer, le révoquer ; chaque invitation trace son parcours (Lien à transmettre → Acceptée → 1er login fait) ;
- Sociétés — déclarer les périmètres et leur couleur ;
- Journal — l'historique des actions (qui a fait quoi) ;
- Organisation — vocabulaire de la maison (pour la dictée), quota IA du mois, abonnement, export des données (RGPD), et le réglage « droit de regard admin » sur les conversations (désactivé par défaut, et visible de tous).
Pour aller plus loin
15Connecter Zakora à vos outils
Zakora sait parler à d'autres logiciels. Deux usages, tous deux facultatifs : si vous n'en avez pas besoin, ne les activez pas — rien ne vous le rappellera.
Piloter Zakora depuis un assistant
Vous pouvez demander à Claude ou ChatGPT de travailler dans Zakora à votre place : « qu'a-t-on décidé sur les prix ? », « rappelle-moi d'appeler le fournisseur », « crée une tâche et confie-la à Florian ».
Dans Réglages → Assistants IA, copiez l'adresse et collez-la dans votre assistant. Une page « Zakora souhaite accéder à votre compte » s'ouvre, vous approuvez, c'est fini. Rien à retenir, rien à recopier.
Relier votre logiciel de gestion
Réservé aux administrateurs. Si votre société travaille avec Odoo, Zakora peut y lire vos chiffres — en lecture seule : elle ne modifie jamais rien chez vous.
Dans Réglages → Connexion à votre gestion, quatre informations :
| Champ | Ce que vous mettez |
|---|---|
| Nom | Le nom que vous reconnaissez, par exemple celui de la société. |
| Adresse | L'adresse de votre Odoo, par exemple https://masociete.odoo.com |
| Base de données | Le plus souvent le nom de l'instance. |
| Adresse e-mail | Celle avec laquelle vous vous connectez à Odoo. |
| Clé API | Dans Odoo : votre avatar → Préférences → Sécurité du compte → Clés API. |
Le bouton dit « Vérifier et enregistrer », et c'est exactement ce qu'il fait : Zakora ouvre une vraie session Odoo avant d'enregistrer quoi que ce soit. Une connexion enregistrée est une connexion qui répondait.
Plusieurs sociétés ? Déclarez-en autant que nécessaire, chacune avec ses propres accès.
Le chiffre du jour, chaque matin
C'est l'intérêt principal, et il est facultatif. En bas du formulaire, choisissez :
- une conversation où déposer le rapport — « Aucun » si vous n'en voulez pas ;
- les points de vente à compter, séparés par des virgules, tels qu'ils s'appellent dans Odoo. Laissez vide pour tous les compter.
Chaque matin, l'équipe reçoit alors le chiffre d'affaires de la veille par magasin, le nombre de tickets, et la part déjà facturée. Plus personne ne le recopie à la main le soir.
Pour finir
16Questions fréquentes
Je n'ai pas reçu mon lien de connexion.
Regardez le dossier spam / courrier indésirable. Si vous avez demandé plusieurs liens à la suite, patientez quelques minutes : le dernier lien reçu fonctionne toujours. Vérifiez aussi que vous utilisez bien l'email avec lequel vous avez été invité.
J'ai noté quelque chose sans réseau, est-ce perdu ?
Non. La note est gardée sur votre appareil avec la mention « sera envoyé au retour du réseau » et part automatiquement dès que la connexion revient. Ne la retapez pas.
Quelle différence entre une note et une tâche ?
Une note est une capture rapide, « à ranger ». Une tâche a un responsable et un statut, elle fait avancer les choses. On transforme une note en tâche avec « Confier à quelqu'un ».
Comment savoir ce qu'on attend de moi ?
Ouvrez « Ma journée ». Tout est là, classé par urgence. Les pastilles rouges sur les boutons du bas signalent aussi qu'une action vous attend (message, prix).
Qui peut voir mes messages ?
Uniquement les participants de la conversation. Une personne non membre ne voit ni le nom, ni le contenu, ni les résumés. Par défaut, même l'admin n'y a pas accès.
Le résumé IA peut-il se tromper ou agir tout seul ?
Le résumé est une aide. Il ne fait rien tout seul : il n'envoie aucun message et ne crée aucune tâche sans que vous le validiez. Relisez-le toujours avant d'en faire une tâche.
Je ne reçois pas les notifications sur mon iPhone.
Sur iPhone comme sur Android, il faut installer l'application depuis l'App Store ou Google Play, puis activer « M'avertir sur cet appareil » dans les Réglages. Un onglet de navigateur ne reçoit rien.
Sur Android, si le téléphone sonne mais que l'écran reste noir, c'est le réglage d'écran d'appel décrit au chapitre 10 : ouvrez Réglages dans Zakora, un bouton vous y emmène.
Est-ce qu'on suit ma position ?
Non. Le statut automatique est optionnel et désactivé par défaut. Même activé, votre position est comparée aux lieux de l'équipe puis immédiatement oubliée : jamais stockée, jamais suivie en arrière-plan, et vous confirmez toujours.
J'ai supprimé une tâche par erreur.
Rien n'est jamais vraiment supprimé dans Zakora : le contenu est archivé. Demandez à votre administrateur, qui peut retrouver la trace.
Une équipe où rien ne s'oublie.
Prenez le réflexe : dans le doute, notez-le dans Zakora. Le reste suit tout seul.